2018年11月22至25日，由广东省高校档案工作协会主办、我校承办的2018年广东省高校档案工作协会学术年会暨第一届理事会第三次会议在湛江召开，来自全省高校近百名档案工作者参加了会议，会议由协会副理事长（兼秘书长）、广东工业大学档案馆孙丽芳馆长主持。

22日晚，协会理事长、中山大学统战部常务副部长（原档案馆馆长）吕雅璐主持召开了全体理事会，总结了2018年工作，商议2019年工作要点。

23日上午，学校党委副书记向献兵出席了开幕式，代表学校向出席会议的各位领导、嘉宾、同仁表示热烈的欢迎，对筹备、支持会议的各级领导、各位档案工作同仁表示衷心的感谢。向献兵重点介绍了学校的改革发展情况，肯定了我校档案工作，并要求我校档案工作者要珍惜机会，向兄弟院校同行学习，进一步提高档案管理水平，同时希望高校档案工作者在新时代要有新作为，为高校的改革发展、教学科研与管理工作作出新的贡献。来自中国人民大学的钱毅博士和清华大学的薛四新博士分别做了“新技术条件下电子文件管理策略”和“高校电子学籍档案管理”的专题报告。

23日下午，会议就“档案数字化加工流程及标准探讨”、“电子文件安全管理模式探讨”、“档案系统与业务子系统集成标准探讨”三个议题进行了分组讨论。会议还公布了2018年协会课题立项结果，我校档案馆申报的课题“大数据环境下高校档案信息资源的集成与服务研究”获广东省高校档案工作协会重点课题资助。

24日，全体成员参观了我校档案馆、校史馆、水生生物博物馆和南海舰队军史博物馆。大家对我校档案管理、校史馆文化育人等工作给予高度评价，并题词鼓励“展现海大风貌 践行国家战略”。