广东海洋大学档案管理办法
　

第一章 总 则

第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，加强对学校各类档案的收集、整理和管理工作，有效保护和利用学校档案，更好地为创建国内一流国际知名的高水平海洋大学提供优质服务，依据《中华人民共和国档案法》(2016年修正)、《中华人民共和国档案法实施办法》（2017年修订）和《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令2008年第27号），参照《机关档案管理规定》（国家档案局令2018年第13号），结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对师生、学校和社会有查考、利用和保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案工作是学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

第四条 广东省教育厅主管学校档案工作，广东省档案局委托湛江市档案局负责学校档案工作的业务指导与监督。

第五条 学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第六条 学校档案工作实行统一领导，校内机构（含党群系统、行政系统、教学机构、科研机构、教辅机构、后勤机构等，下同）在工作活动中形成的各种门类、不同载体的档案，均由档案馆统一管理，以确保档案真实、完整、可用和安全，便于档案信息资源开发和利用。根据实际需要，学校人事档案、学生档案由相应职能部门档案室管理，业务上接受学校档案馆指导、监督。

第七条 档案工作是衡量和检查校内机构工作质量、管理水平的重要标志。校内机构应将档案工作列入本机构的议事日程，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。将立卷归档工作列入本机构有关人员的职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的重要依据。
　

第二章 机构设置与人员配备

第八条 学校成立档案工作委员会，指导、协调、检查全校档案工作。校档案工作委员会由分管档案工作的校领导任主任，设副主任若干，委员由相关的校内机构负责人组成。委员会的主要职能：

贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，审定学校档案工作规章制度；将档案工作纳入学校整体发展规划，研究并决定学校档案工作大事，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展，对校内机构档案工作进行监督、检查和考核。

第九条 学校成立档案馆，其管理职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作，拟订学校档案工作规章制度，报学校批准后负责贯彻落实；

（二）负责建立、健全学校档案工作网络，做好校内机构立卷和在线归档的指导，开展兼职档案员的业务培训；

（三）负责接收、征集、鉴定、统计、保管学校的各类档案资料，组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作，推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理，保守档案秘密，确保档案实体和电子信息安全，维护档案的完整、准确、系统；

（四）负责学历、学位、成绩（在校生除外）认证；

（五）负责编辑学校年鉴，参与编修学校史志；

（六）做好“防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防霉、防紫外线、防有害气体和温湿度控制”等档案实体的保护工作，最大限度地延长档案寿命；

（七）开发档案信息资源，开展档案开放和利用工作，充实校史馆展版内容，打造对外交流的窗口和对内教育的基地；

（八）接受档案行政管理部门监督、指导和检查，遵照全国档案事业统计调查制度，填报《档案馆基本情况表》统计年报；

（九）组织开展学术理论研究,参加本系统、本地区的档案协会(学会、研究会)活动，并起重要作用；

（十）围绕学校中心工作，完成学校领导交办的其他任务。

第十条 档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。

第十一条 学校专职档案员列入学校事业编制，按国家、广东省和学校有关档案专业人员职务评聘文件规定，实行专业技术职务聘任制，或实行高等学校职员职级聘任制。享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。专职档案员编制由学校根据档案数量和工作任务确定。

第十二条 校内机构应确定一名负责人分管本机构档案工作，并设置兼（专）职档案员1至2名。

校内机构档案工作负责人应为本机构档案员提供档案工作必备条件，听取本机构档案员关于文件材料收集、整理、归档等工作情况汇报，及时发现并解决工作中存在的问题，督促检查本机构档案员做到每项重要的教学、科研、基建、仪器设备、出版、外事、财会、党政管理等工作都有完整、准确、系统的纸质文件材料和电子文件材料归档保存。

第十三条 档案工作人员（含兼职档案员）应政治可靠、遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守，经档案专业课程培训，具备档案管理、信息管理等相关知识背景和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十四条 档案工作人员调离工作岗位或退休的，应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法规执行。
　

第三章 档案收集与管理

第十五条 学校实行校内机构立卷归档制度，校内机构要根据档案归档范围，由专兼职档案员按纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，制作案卷目录、卷内文件目录或归档文件目录，检查无误后移交档案馆审核。

第十六条 学校实行纸质档案材料和电子材料同步归档。各类文件的归档范围和保管期限规定按照《广东海洋大学各立卷部门档案归档范围和保管期限规定》（校档案〔2018〕1号）执行。

第十七条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令2018年第14号）以及《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB／T 18894-2016)执行。

第十八条 学校与其他单位分工协作完成的项目，学校档案馆应当保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交学校档案馆保存。

第十九条 学校师生员工在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按照规定向档案部门移交，集中管理，任何人不得据为己有。

第二十条 学校师生员工在非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式管理。对个人向档案馆捐赠有价值档案的，学校将给予奖励，同时颁发证书。

第二十一条 凡利用公款参加学术会议、外事往来等工作的单位及职工，在活动形成的各种载体的档案材料或接受赠送的礼品、纪念品，要移交学校档案馆保管，任何人不得据为己有。

第二十二条 档案归档时间及手续：

(一)党群类、行政类、出版类、外事类等按自然年度形成的档案，在第二年6月底前归档；

(二)学生类、教学类等按教学年度形成的档案，在次学年寒假前归档；

(三)科研类档案在项目完成后2个月内归档，基建类档案应当在项目完成后3个月内归档，重大活动档案应在活动结束1个月内归档；

（四）财会档案在会计年度终了后由财务处档案室保管3年，期满后的次年6月底前向学校档案馆移交；

（五）随时接收上级规定应接收的档案；

（六）接收档案必须履行相关手续，填写移交清单，一式二份，交接双方必须签名盖章。
　

第四章 档案的利用与开放

第二十三条 档案工作人员应熟悉馆藏，多渠道、多形式地提供查阅、借阅、咨询服务，制发档案证明，举办档案展览，拓展档案信息功能，积极为教学、科研、学科建设及领导决策提供有价值的参考资料，当好学校领导、相关部门的参谋和助手。

第二十四条 档案馆根据档案的保密程度，确定不同的利用范围。凡需利用馆藏档案者，均应按规定办理审批或利用登记手续，并做好档案的利用效果登记。对于重要、珍贵的档案，档案馆一般不提供原件，如有特殊需要，应当经档案馆馆长、分管档案工作的学校领导批准。

第二十五条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，具有与原件同等效力。

第二十六条 档案提供利用过程中，校内利用档案和社会用于公益目的，不得收取任何费用；用于个人或商业目的的，可按规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供利用。

第二十七条 档案馆要按照国家有关规定，向全校乃至社会开放属于开放范围的档案。未经学校授权，其他任何组织或个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。
　

第五章　条件保障

第二十八条　学校应当将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第二十九条　学校应当为档案馆（室）提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十条　学校应当设立专项经费，为档案馆（室）配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
　

第六章 奖励和处罚

第三十一条 学校建立档案工作检查、考核、评估制度。学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的、珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；

（五）同违反档案法律法规行为作斗争、表现突出的。

第三十二条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；涉嫌犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任：

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其它违反法律法规和学校有关档案管理规章制度的行为。
　

第七章 附 则

第三十三条 本办法由学校档案馆负责解释，自颁布之日起施行，原《广东海洋大学档案管理暂行办法》（校〔2008〕1号）同时废止。