档案借阅利用制度

第一条 为更好地发挥学校档案在教学、科研和各项管理工作中的作用，提高档案利用率，保证档案的安全和保密， 根据《中华人民共和国档案法实施办法》和《广东海洋大学档案管理办法》等规定，制定本制度。

第二条 利用开放档案，本校师生员工持本人有效证件即可，外单位组织或个人利用档案，须持有效证件及单位介绍信办理有关手续；

第三条 利用未开放的档案或归档单位有特殊要求的档案，须经档案形成部门及档案馆负责人同意，必要时还须经主管校领导审查同意。

凡向学校档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。

第四条 他人代理查阅个人档案者，须同时出具以下证明材料：①含委托人亲笔签名的委托书一份；②委托人身份证明材料；③受托人的身份证明材料原件。

第五条 档案利用者须提前2天预约（急需办理事件除外）并履行登记手续，按要求填写利用者的姓名、单位、利用档案的目的和内容等，利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》。

第六条 各类档案原则上只限馆内查阅，如确因工作需要必须借出者，应严格履行借阅登记手续，凭有效证件押证及公函借出。借用人所在单位所备公函须注明借用材料名称、用途、归还日期、本单位负责人签字及加盖该单位公章等，并经档案馆负责人同意。档案借阅时间最长不超过一周，重要档案当日归还。借出档案者必须对档案的安全、完整和保密负责。

非本馆工作人员不得进入库房，确实工作需要，经档案馆工作人员批准后方可进入，并严禁带有具有摄录功能的设备进入库房，违者将即时取消查阅权限。

第七条 严禁擅自复制或摘抄档案。因工作需要复制已开放档案的，由档案工作人员负责办理。查（借）阅会计凭证、房产证、专利、科研结题报告、会议纪要等须填写《广东海洋大学档案利用申请表》，并须相关部门签批盖章后，方可查阅。

第八条 档案利用者要爱护档案，自觉遵守保密制度，必须确保档案的安全、完整与保密。不得转借他人；不准泄密、失密；不得涂改、污损、遗失；不准拆卷、抽页、撕页、调换、剪裁；不得擅自摘录、复制、拍照；不准增删、圈点或勾画档案内容；必须做到归还档案完好无损。

第九条 借阅和归还档案时，应严格履行签字登记手续，档案人员与档案利用者双方在收发时应仔细清点检查，核对无误后，方可登记或注销。

第十条 档案馆人员应及时催还借出的档案，同时检查归还的档案案卷是否完整。

第十一条 档案利用者，要严格遵守上述规定，对违反规定者，视问题性质和情节，根据《中华人民共和国档案法》等严肃处理，直至追究法律责任。

第十二条 提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第十三条 应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。

第十四条 本制度自公布之日起执行。