各单位、部门：

为进一步加强学校档案管理工作，有效地保护和利用档案信息资源，更好地服务于学校中心工作，现开展2023年档案材料归档与移交工作，并将有关事项通知如下：

一、归档范围要求

凡是在学校招生、教学、科研、管理等活动中直接形成、具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像、实物，均要作为档案留存，及时进行归档。

党政管理、人才培养、科学科研、条件保障等各类档案材料归档范围及具体要求详见《广东海洋大学各立卷单位（部门）档案归档范围和保管期限规定》（附件1）、《广东海洋大学档案馆毕业合影归档要求》（附件2）。请各单位、部门结合工作职责参考相关归档内容做到应归尽归。

二、归档移交时间

请各单位、部门按以下时间要求及时归档移交档案材料。

（一）2022年度党群类、行政类、仪器设备类及招投标、外事、出版物类等档案材料于2023年6月底前归档移交。

（二）2022-2023学年普通本科、研究生、留学生、继续教育等教学类档案材料于2023年10月底前归档移交。

（三）科研类档案材料在项目完成后2个月内、产品项目技术性文件在产品鉴定（或验收）后2个月内归档移交。

（四）基建类项目在项目完成后3个月内、仪器设备类档案在设备验收完毕投入使用后2个月内归档移交。

（五）在财务部门保管满3年的财会档案于每年5月底归档移交。

（六）2022年度各单位、部门学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的二十大精神的材料，新冠肺炎疫情防控工作材料，于2023年6月底前归档移交。

（七）2022年度各种活动、会议形成的照片、录音、录像等特殊载体档案在制作后3个月内归档。声像档案归档移交时要注明时间、地点、人物、主题、拍摄者等要素。

（八）2023届毕业生班级合影照片（纸质及电子版）在2023年6月底前归档，纸质照片背面务必注明班级、姓名。

（九）历年未能按时归档的档案材料要抓紧归档移交，档案馆随时接收。

三、归档移交方式

（一）已实行线上归档的单位部门请在档案管理系统中打印移交清单；暂未实现线上归档案的单位部门在移交前需做初步的归类整序，以件（卷）为单位填好移交清单（详见附件3，另可在档案馆主页下载）一式两份。须将移交清单、档案材料及电子文件一并移交档案馆，由档案馆工作人员验收接管。

（二）党群类、行政类、教学类、科研类、基建类、财会类、出版物类、仪器设备类、招投标类、外事类、产品生产类、出版物类等档案材料，由档案馆何老师负责接收，联系电话：2383112。

（三）实物、声像类档案材料，由档案馆李老师负责接收，联系电话：2396086。

各单位、部门要高度重视档案材料归档与移交工作，指派专人整理归档。档案馆要做好部门立卷指导工作。

附件：1.广东海洋大学各立卷部门档案归档范围和保管期限规定

     2.广东海洋大学档案馆毕业合影归档要求

     3.档案归档移交清单

                                校长办公室

                                2023年5月12日

公开方式：主动公开